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Tutto può diventare un evento… digitale!

18/4/2021

Online o distanziati, la musica non si ferma
Online o distanziati, la musica non si ferma

Il drastico cambiamento delle nostre abitudini, che ci siamo trovati a fronteggiare a causa del Covid19, ha portato con sé anche molte novità. Come si suol dire “di necessità, virtù“ e quindi dopo la cancellazione di ogni evento in presenza come convegni, fiere, workshop, corsi di formazione ma anche presentazioni prodotto, open house, open day, aste, concerti, spettacoli teatrali etc, si è fatta strada la possibilità di creare e partecipare ad eventi digitali.

Cosa si intende per evento digitale?

Un evento digitale è la migrazione online di qualsiasi appuntamento reale. Si è trattato di un vero boom, dettato dalla pandemia, se pensiamo che Eventbrite ha registrato, ad aprile 2020, un aumento del 2.000% di questi eventi. Per prima cosa occorre specificare che tutti possono realizzare un evento online ma non tutti gli eventi hanno successo.

Le tecniche per realizzare un evento digitale di successo

Event Manager Blog, più conosciuto come EventMB, è il blog numero uno al mondo per il settore e ha stilato una lista con 7 “dritte” per garantire successo ad ogni evento online:

  1. Il budget si riduce (l’organizzazione richiede molte meno risorse rispetto ad un evento fisico) ma anche i profitti sono innegabilmente inferiori. Per un evento virtuale difficilmente un partecipante sarà disposto a pagare cifre esorbitanti per un biglietto, pertanto meglio optare per altre forme di monetizzare come le sponsorizzazioni o degli upgrade a pagamento.

  2. Il coinvolgimento dei partecipanti (l'engagement) è completamente diverso da quello in presenza perché in questo caso l’interazione è diretta mentre con un evento digitale la comunicazione rischia di diventare unidirezionale. L'attenzione, mentre si è seduti davanti ad uno schermo, ha una durata media di 20 minuti. Via libera quindi a chat, sondaggi, spazio per le domande. È bene cercare di creare una community fra i visitatori anche prima dell'evento.

  3. Scegliere bene la piattaforma da utilizzare. Più funzioni garantisce la piattaforma per mantenere il pubblico attivo, meglio è! In questo caso bisogna stabilire la modalità di svolgimento dell'evento: in streaming, in diretta o in simulive (contenuti on demand ma con una chat in diretta con operatore).

  4. I contenuti per un evento virtuale sono ancora più importanti e devono essere estremamente personalizzati e customizzati in base ai dati che il partecipante ci fornisce tramite chat, sondaggi, ecc.

  5. Lo show: un organizzatore non può non dedicare delle risorse per rendere l’evento spettacolare. Slide d'effetto, musiche, luci, filmati, tutto deve essere d'aiuto a catturare e mantenere l'attenzione del pubblico!

  6. Networking del pubblico: così come ad un evento fisico durante la pausa i partecipanti si radunano in gruppi, sorseggiando un caffè, in un evento online bisogna facilitare questo tipo di socializzazione e pertanto creare dei gruppi di discussione come le breakout room di Zoom.

  7. La vendita di un evento digitale: sia per gli espositori (in caso di fiere) sia per gli sponsor, l’evento deve costituire un buon investimento. Per attirare quindi l’attenzione di questi ultimi occorre puntare su ciò che un evento virtuale è in grado di offrire rispetto ad altre forme di pubblicità (ad esempio una campagna sui social o su Google Ads). Questo plus è un pubblico selezionato ed essere uno strumento nuovo non saturo di concorrenti come i canali social.

Chiunque può partecipare
Chiunque può partecipare Il prezzo d'ingresso per l'organizzazione di eventi online si sta abbassando drasticamente, una manna per tutti i creatori di contenuti.

Il blog di Semrush raccomanda di creare un’aspettativa pre-evento, con anticipazioni via social dei contenuti, inviti da parte degli speaker, preview dell'evento ma anche altri accorgimenti. Ad esempio per una cooking class si possono invitare i partecipanti a preparare prima gli ingredienti.

Il dopo evento è un’altra parte da curare per generare la conversione in vendite (nel caso di una presentazione prodotto) oppure per preparare il terreno per i prossimi eventi, fidelizzando i partecipanti. In questo caso potrete fornire le dispense o un ebook di quanto detto durante l’evento oppure lanciare una call to action come ad esempio l'invio ad iscriversi ad una newsletter o a metter dei like sui vostri canali social.

Le piattaforme più utilizzate per eventi digitali

Scegliere la piattaforma giusta in base all'evento è fondamentale per decretarne il successo: si va da Google Meet a Zoom (eventi con meno di 1.000 utenti), Microsoft Teams per le videoconferenze fino GoToWebinar per organizzare appunto un Webinar. Citiamo inoltre Meetmaps per live streaming personalizzati con la possibilità di gestire votazioni live e chat di gruppo, la creazione di un'app dell’evento e un sito web dedicato. Inoltre va fatta menzione anche della piattaforma Hopin per tutti i tipi di eventi da 50 a migliaia di partecipanti, dalla riunione parrocchiale al World Staffing Summit.

Case study: eventi digitali di successo

L’edizione della Milano Wine Week 2020, l’unica grande occasione di internazionalizzazione del vino italiano dell'anno scorso, si è svolta in modalità ibrida con un programma in presenza e uno online. Il successo è innegabilmente perché alle 10.000 presenze registrate, i partecipanti online sono stati oltre 3.000. L'evento si è aperto con un flash mob digitale, il Trentodoc Opening, con il coinvolgimento di circa 5.000 persone che hanno potuto alzare i calici in tempo reale dalle rispettive case, connettendosi alla diretta Facebook sulla pagina ufficiale della MWW.

I concerti di Natale di Andrea Bocelli

L'indiscussa bravura del tenore toscano, una potente rete di partnership e collaborazioni fra cui Enit (per Silent Night) e un sentimento di nostalgia per il Natale pre-Covid, hanno reso possibile trasformare i concerti delle festività in eventi online senza precedenti. Lo scorso 12 dicembre si è tenuto lo straordinario concerto di Natale “Believe in Christmas” di Bocelli, trasmesso in live streaming globale. I biglietti virtuali venduti sono stati oltre 50 mila in più di 100 Paesi.

Infine l’evento cult di Tony Robbins, coach esperto di scienza del cambiamento (fra i suoi “clienti" Oprah Winfrey, Serena Williams e Bill Clinton) che con il suo primo evento virtuale “Unleash The Power Within” ha segnato un record di 22500 presenze da 143 paesi!

Il fiore all'occhiello è stata la piattaforma elaborata ad hoc da Canvas che ha permesso di interagire con il pubblico grazie ad un videowall semicircolare, che abbracciava il palco e Robbins, con tutte le postazioni webcam degli utenti.

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